Работа с полями «Кому» («То»), «Копия» («Сс»), «Скрытая копия» («Всс»). Как отправить по электронной почте одно письмо сразу многим адресатам

Если вы активно используете почту при общении с клиентами и коллегами, редкий день обходится без копий. Они являются неотъемлемой частью рабочей переписки. Поэтому многие клиенты, перебираясь на Омнидеск со старой доброй почты, часто спрашивали о поддержке Cc и Bcc. До появления этой функциональности мы получили 47 (!) просьб добавить её. Цифра внушительная, ведь о своих потребностях и вопросах в лучшем случае пишут 5-7% желающих.

Перед тем, как перейти к подробностям нашей реализации копий, давайте разберёмся, что они собой представляют.

Типы получателей письма

To : (кому ) - основной получатель письма.

Cc : (копия, carbon copy ) - вторичные получатели письма, которым направляется копия. Они видят и знают о наличии друг друга.

Bcc : (скрытая копия, blind carbon copy ) - скрытые получатели письма, чьи адреса не показываются другим получателям.

Примеры использования копий

а. Пользователь обратился за помощью и попросил отправлять ответы как на рабочую, так и личную почту. Вы указываете его личный адрес в копии (Cc), чтобы он смог отвечать с любого адреса и в каждом из них видеть всю переписку.

б. Клиент оплатил консалтинг/поддержку/разработку, и вы регулярно общаетесь с его сотрудниками. Вы добавляете его в копию (Cc), чтобы он получал все ваши ответы, мог в любой момент вклиниться в переписку и оценить качество предоставляемых вами услуг.

в. Руководитель хочет следить за общением поддержки с VIP-клиентами. В обращениях от этих клиентов руководитель добавляется в скрытую копию (Bcc), чтобы он всегда получал ваши ответы (с историей переписки).

Прелесть в том, что клиент не знает о «слежке», а руководитель может ответить лично вам и, к примеру, сделать замечание:)

г. Клиент обращается к вам, чтобы обсудить получение скидки и способы оплаты. Он сразу добавляет своего бухгалтера в копию (Cc), чтобы тот мог следить за ходом общения и принять эстафету в нужный момент.

Как мы реализовали поддержку копий?

Приведённые выше примеры описывают лишь некоторые сценарии, которые клиенты «продавали» нам, аргументируя необходимость поддержки копий на сервисе. Мы реализовали все стандартные моменты, но не забыли добавить и несколько полезных фишек. Рассмотрим всё по порядку.

Базовая функциональность

1) Справа от названия поля «Получатель» мы разместили две ссылки для добавления копий - «Сс» и «Bcc».

2) При нажатии на «Cc» появляется поле «Копия», и пропадает ссылка «Cc».

3) При нажатии на «Bcc» появляется поле «Скрытая копия», и пропадает ссылка «Bcc».

5) Когда сотрудник добавляет адрес в обычную копию (Cc) , его ответ отправляется на основной адрес из поля «Получатель» и на адрес из поля «Копия». В этом случае оба пользователя видят, что письмо было доставлено на два адреса. Каждый из них может ответить как сотруднику, так и сотруднику + другому пользователю.

6) Когда сотрудник добавляет адрес в скрытую копию (Bcc) , его ответ отправляется на основной адрес из поля «Получатель» и на адрес из поля «Скрытая копия». В этом случае основной пользователь видит, что письмо пришло только ему, поэтому его ответ может быть отправлен только сотруднику.

При этом пользователь из скрытой копии видит, кто был основным получателем, и может отправить письмо как сотруднику, так и сотруднику + основному получателю.

7) Поддержка копий работает и в обратном направлении. Если пользователь отправляет запрос (или новый ответ в текущую переписку) и добавляет другой адрес в Cc, мы автоматически прописываем этот адрес в поле «Копия», чтобы при ответе сотрудника письмо отправлялось на оба адреса.

Полезные фишки

8) Все изменения в полях «Получатель», «Копия» и «Скрытая копия» фиксируются в истории действий.

9) Для каждого обращения мы запоминаем все адреса, которые указывались в полях «Получатель», «Копия» и «Скрытая копия». Поэтому после удаления адреса из поля его можно легко вернуть. Достаточно кликнуть в нужном поле, и мы предложим выбрать адрес из выпадающего списка.

10) Когда пользователь из скрытой копии отвечает сотруднику и основному пользователю, его письмо добавляется в обращение в виде обычного ответа. Если же он отвечает только сотруднику, тогда его письмо добавляется в обращение в качестве заметки , которая не видна основному пользователю (при просмотре переписки по обращению в своём аккаунте).

11) В правилах для входящих обращений мы добавили условие «Копия (Cc) обращения» , чтобы можно было отслеживать наличие определённого адреса (или домена) в копии и автоматически выполнять нужные действия.

12) Во всех типах правил появились два новых действия - «Добавить в копию» и «Добавить в скрытую копию» на случай, если требуется добавить адреса в копии, когда обращение соответствует условиям правила.

Не забывайте ставить адресатов письма в скрытую копию, если не все получатели должны видеть друг друга.

BCC, или Blind Carbon Copy - это то, что в русском языке называется скрытой копией. Благодаря ей получатель не видит всех остальных адресов, куда приходит письмо. Эта функция встречается во всех почтовых сервисах, от Outlook до Gmail, и если вы до сих пор не знаете о её существовании, то вполне возможно, что ваши коллеги и клиенты вас недолюбливают.

В первую очередь скрытая копия - это негласный этикет электронной переписки. Как не стоит , точно так же не стоит никому показывать чужие почтовые адреса. И даже если вы всё-таки нажали на любимую кнопку «Ответить всем», до получателей в BCC ваше сообщение не дойдёт.

Не всем это известно, но BCC не только защищает электронные адреса от посторонних глаз, но и работает как своеобразный антивирус, не пропуская спам на ваш компьютер. Всё из-за того, что вирусам, перемещающимся по электронной почте, недоступны скрытые электронные адреса. И хотя почтовый адрес в интернете не настолько личный и важный, как домашний, в открытом доступе оставлять его не стоит - иначе спама, скорее всего, не избежать.

Крэйг Чайлд

журналист

«Скрытая копия - это та графа, куда вы помещаете контакты, которые не должны быть видны другим людям. Обычно её используют для рассылок и спама, но ещё это поле удобно, чтобы соблюдать приличия и не показывать почтовые адреса людям со стороны. Я думаю, что ошибочно полагать, будто людям комфортно, когда их адреса видят другие люди. Например, если это приглашение на вечеринку: не все знакомы друг с другом, поэтому часто бывает неуместно, чтобы люди видели контакты друг друга».

Приносят счастье или несчастье письма счастья? Или об оккультном "вирусном" спаме эпохи, когда еще не было интернета...

***

Осенью 2003 года к нам в Миссионерский отдел пришло письмо.

"Здравствуйте! Несколько лет тому назад я получил подобное послание, но не придал ему значения и выбросил. А через месяц у меня умер отец.

И вот полтора месяца назад получаю снова это послание. И весь в сомнения. Окропил его святой водой, потом размножил, но не посылал никому. И навалилось на меня бедствие – с неделю назад появились клопы. По всей видимости придется кому-то посылать. Вот и вам высылаю 3 экземпляра в надежде, что Вы окажете помощь мне.

Да поможет Вам Господь и Пречистая Владычица в трудах Ваших. С уважением Юрий".

Письмо счастье (приводится в одном из оригиналов)

Само письмо находится в Юркале (Голландия), оно обошло 445 раз вокруг света и попало Вам. С получением письма его надо послать тому человеку, Вы желаете счастья, если Вы не верите в счастье из параллельных миров. Все зависит от Вас. Жизнь письма началась в 1254 году. В Россию оно попало в начале 20 века. Письмо получила бедная крестьянка Цигунова и через 4 дня откопала клад, потом вышла замуж за князя Галицина и стала миллионершей. В 1943 году письмо попало маршалу Тухачевскому, который сжег его. Через 4 дня его арестовали, судили, потом расстреляли. В 1921 году Коная Дайль получил письмо, но не распечатал его. Он попал в катастрофу, и ему ампутировали обе руки. Хрущеву письмо - подбросили на дачу, но так как он не прочел его, то на 4 день был свергнут друзьями. В 1980 году Алла Пугачева сделала 20 копий и через 4 дня получила неожиданное приглашение от фирии, после которого через 4 дня положила на счет 20 тысяч долларов. Примеров очень много. Но не в коем случае не рвите письмо. Отнеситесь к этому серьезно. Это путь между настоящим и будущим. Письмо можно отправить в конверте, лишь бы оно дошло до адреса. Тест не изменять.

J6181518T6-XXIIXIIXP5X

Эти знаки принесут вам счастье 9 лет. это письмо обошло вокруг света, счастье должно посетить Вас. Отправьте его лицам, которые в нем нуждаются. Не задерживайте письмо более 96 часов. Эта цепь создана миссионерами Венесуэлы. Отправте письмо приятелям и через 4 дня ждите сюрприза. Данте получил в 1929 году, поручив своему секретарю отослать 20 копий, через несколько дней он получил 20 тысяч. О. Дорозе получил письмо, но не отправил его. При родах умерла его жена, родив больного сына. Через несколько Дорозе отправил несколько писем, обреченный мальчик выздоровел. Сделайте 20 копий! Отправте обязательно! Это не шарлатанство! Ждите сюрприза! С любовью это возможно! Это письмо-удача, оригинал в Англии! Удача обошла мир 9 раз. Удача послана тебе в течении 4 дней со дня получения письма. Удача изброла тебя на своем пути. Это не шутка. Ты получишь удачу по почте не высылая денег. Не высылай денег, потому что, судьба не имеет цены. Не храните это письмо, оно должно покинуть твои руки в течении 96 часов. Служащий авиакомпании получил 7 тысяч долларов. Дон Оли получив 400 тысяч долларов, потерял их потому, что прервал цепочку. Джорж Виссон получил письмо, потерял жену, так как не дал письму новые связи, однако перед смертью получил 7500000 долларов. Пожалуйста, разошлите 20 копий и ожидайте, что произойдет через 4 дня. Цепочка идет Венесуэлы, и написана Св. Антонием Де Грабом, миссионером из Южной Африки. Поскольку эта копия должна путешествовать по свету, сделайте же 20 копий и пошлите их друзьям и компаниям. Через несколько дней ты получишь сюрприз. Это правда! Даже коли над тобой давлеет суеверие, обрати внимание на следующее. Константин Джо получил цепь в 1930 году. Он попросил своего секретаря сделать 20 копий и разослать их. Несколько дней спустя выиграл в лотерею 20 млн. долларов. Марко де Дали, служащий получил письмо и заболел, что должен избавиться от него в течении 96 часов потерял работу, потом отыскал письмо, сделав 20 копий несколькими днями получил работу лучше прежней. Дойне Фрехранд получил письмо, и не прочитав его, выбросил его, через 9 дней он умер. В 1987 году письмо получила молодая женщина из Калифорнии, оно было весьма потрепано и читалось с трудом. Девушка дала слово, что перепечатает его и пошлет, но отложила, чтобы сделать. На нее обрушилась куча проблем, в том числе ремонт автомобиля. Письмо не покинуло ее в течении 96 часов. Наконец она напечатала его как обещала, и получила новую машину. Помни, не посылай денег! Ты посылаешь удачу! Не игнорируй письмо, пришли его! Удачи!

Да, действительно, человек подвергся непростому искушению! И, увы, в этом он не одинок. Такие письма "счастья" достаточно часто появляются в почтовых ящиках, например, я сам получал их три раза. Как тут не разобраться, что же за "счастьице" ходит по просторам России?! Благо у меня на руках целых три "одинаковых", но почему-то разных письма – два, которые я получил и одно - от Юрия.

Где же ты письмецо и откуда?

Читаем внимательно:

"Само письмо находится в Юркале (Голландия)… Это письмо удача, оригинал в Англии!"

"Оно обошло 455 раз вокруг света и попало Вам…Удача обошла мир 9 раз!…".

"Жизнь письма началась в 1254 году…Эта цепь создана миссионерами Венесуэлы…Цепочка идет Венесуэлы, и написана Св. Антонием Де Грабом, миссионером из Южной Африки"

Итак, письмо создано в 1254 г., и цепь его передачи создана миссионером из Венесуэлы Св. Антонием Де Грабом, который был родом из Южной Африки. Не нужно быть знатоком географии и истории, чтобы знать – Венесуэла, находится в Южной Америки, однако в 1254 году, этот континент не был известен Старому Свету! Более того, в те времена Южная Африка, т.к. территория ЮАР также практически не была известна европейцам, и конечно не была ими колонизирована. Поэтому счастьежелательный "папа" письма св. Антоний Де Граб не мог появиться ни в Венесуэле, и даже родиться в Южной Африке.

Но это еще не все странности. Совершенно не ясно, с какой скоростью письмо колобродит по белу свету, то оно обошло 445 раз вокруг света, то всего лишь 9 раз. К тому же не понятно где же находится оригинал, то ли в Голландии, то ли в Англии?

То, что у автора письма св. Антония де Граба из Южной Африки туго с историей, свидетельствует и следующее предложение: "В 1943 году письмо попало маршалу Тухачевскому, который сжег его. Через 4 дня его арестовали, судили, потом расстреляли". Я хоть и школу давно закончил, однако хорошо помню, маршала репрессировали до начала Великой Отечественной войны…

***

Читайте также по теме:

• Пошли "удачу" и "любовь": как получить сто "писем счастья" и не испугаться - Взгляд-инфо
• Кто крайний за монеткой счастья? - Миссионерский отдел Московской епархии
• Ходит по свету убийственное счастье (о письмах счастья) - Максим Степаненко
• Иерусалимский хлеб, или Закваска от лукавого - иерей Дионисий Свечников
• "Иерусалимский хлеб" - Интерфакс-Религия
• Магизм - профессор Алексей Осипов

***

Странная летопись или "текст не менять!"

Все события, описанные в письме, относятся в ХХ веку. И это понятно, в 1254 г. не было ни Пугачевой, ни удачливой крестьянки Цигуновой, ни бедной девушки из Калифорнии, у которой сломалась машина. А ведь, между прочим, "Текст не изменять!". Что же в письме осталось от того древнего письма?

Наверное, магические знаки, осенило меня! Сличение трех разных писем из трех разных источников разочаровало меня – знаки были разными. При этом в двух последних вариантах в знаках оказалась славянская буква "П", которой нет в латинском алфавите, обычно используемом оккультистами Средних веков в написании магических заклинаний.

J6181518T6-XXIIXIIXP5X

Y6181518E6XXXIПXP5X

Y61815, 1886-XXПX ПXPSX

Очень подозрительна личность летописца, который, судя по письму, практически полностью изменил древний оригинал. События, описанные в письме, происходили в разные годы, в разных странах и даже континентах. Кто их собирал и вопреки предупреждению "текст не изменять!" почему-то их вписывал? Сами счастливчики и несчастливчики не могли приписать к письму то, что с ними произошло, т.к. удача приходила им уже после того, как они отправили письма. А неудачники вряд ли стразу бросались печатать в газеты или подписывать письмо: "Я, О. Дорозе, не отправил 20 копий письма, и моя жена умерла при родах. О, горе мне, дураку! Но я вовремя спохватился и мальчик, которого, извлекли из мертвой жены, выжил!". В свете, описываемого расстрела в 1943 году уже расстрелянного Тухачевского, есть сомнения, существовали ли вообще указанные люди.

В трех письмах, с которыми я ознакомился, полно ошибок (вы в этом уже убедились, читая приведенное письмо), и орфографических, и синтаксических, в т.ч. и в именах собственных:

"Само письмо находится в Юеркуала…Юркале…Юфкула".

"Доине Фрехранд…Догли Фрехранд…Догнит Фрихланд".

"Джордж Висаси…Джорж Виссон…"

И, наконец, фамилию католического миссионера исказили, как могли: то он "де Граб", то "де Грабби", то "де Габ"…

Письмо глазами христианина

Оставив светскую эрудицию, посмотрим на письмо глазами христианина. Оно не как не тянет на письмо-молитву к Богу, там нет даже намека на обращение "Господи, помилуй меня, и пошли мне богатство!". Кстати, подобные молитвы не одобряются не то, что Церковью, и Самим Господом "…не ищите, что вам есть, или что пить, и не беспокойтесь, потому что всего этого ищут люди мира сего; ваш же Отец знает, что вы имеете нужду в том; наипаче ищите Царствия Божия, и это всё приложится вам" (Лк.12:29-31).

Вне всякого сомнения, перед нами – по своей сути, магическое письмо (точнее - пародия на магическое письмо).

Раз так, уместно будет привести вначале контраргумент из стана духовных супротивников. Хотя я и далек от магии, но колдунами предполагается, что получение положительного эффекта зависит от правильного исполнения магического ритуала и правильного произношения (начертания) заклинаний. Однако магические знаки во всех письмах разные! Да и само письмо с Аллой Пугачевой и крестьянкой Цигуновой на все 100% не соответствует древнему оригиналу. Отсюда, очень сомнительна заявляемая магическая способность письма осчастливить всякого послушного его распространителя.

Из-за магический сущности письмо принципиально не могло быть создано католическим миссионером, который к тому же обозначен святым. Хотя римо-католики и впали во множество ересей, вряд ли они в те времена потеряли способность узнавать богомерзкую магию, как наши современные россияне.

В одной из утренних молитв, мы говорим Богу: "Ты бо еси мой Сотворитель и всякому благу Промысленник и Податель, и о Тебе же упование мое…". Итак, всякий христианин осознает, что все блага им получаемые, имеют один источник – Бога, именно поэтому мы ежедневно молимся Ему: "Господи помилуй… помоги… спаси… вразуми, наставь на путь истинный (праведный)… исцели… даруй" и т.п. При этом, так молясь, христианин просит не нагло и самодовольно, а проникается смирением, понимая свою греховность и недостойность просимых благ. И при этом своими делами в повседневной жизни стремится к праведности, доказывая тем самым свою любовь к Богу.

А к чему призывает письмо? Добр или зол, праведен или погряз в грехах, христианин ты или безбожник – все равно, лишь бы переписал письмо 20 раз, и получишь счастье в течение 9 лет!

Когда в молитве мы просим Бога о чем-то и получаем, то знаем источник блага – Бога. В магии – заговорах, заклятьях, в том числе и в этом письме нет обращения к Богу. Тогда кто же выполняет магическую просьбу? Бесы!

Вот почему Православная Церковь так гневно осуждают тех, кто занимается магий и колдовством, помня пророческое предупреждение: "…не научись делать мерзости … не должен находиться у тебя … прорицатель, гадатель, ворожея, чародей, обаятель, вызывающий духов, волшебник и вопрошающий мертвых; ибо мерзок пред Господом всякий, делающий это…" (Втор. 18, 9 – 14.), т.к. такие люди добровольно себя подчиняют бесовской силе.

Будучи "образом и подобием" Бога (Быт. 1:26), мы наделены таким качеством, как свободной волей. Будучи свободными, мы вправе принять и отказаться от каких-то благ, даваемых нам Богом, в том числе и от материального богатства, которое может много принести искушений, не способствующих нашему спасению. Наказывает ли нас за это Господь? Конечно, нет. Тем более что Он долго терпит; даже самые тяжкие грехи людей. А что же письмо-"СЧАСТЬЕ"? Отказался распространять такое письмо, несущее "счастье": выгнали с работы, попал в аварию, низвергли из власти, умерла жена, и даже… расстреляли. Вот такое вот "счастье" со звериным оскалом! Разве может за этим стоять Бог, который "есть любовь" (1 Ин.4:8)?

Поэтому не должно быть никаких сомнений при виде такого письма в почтовом ящике: отправьте его в мусорное ведро ! И помните, что, по словам св. апостола Павла "в мире идол ничто" (1Кор. 8:4). И если Вы живете по христиански - любите Бога и ближних, как самого себя, участвуете в богослужениях, прибегаете к спасительным Таинствам - с раскаянием исповедайте свои грехи и причащаетесь Телом и Кровью Господним, не оставляете молитву, то никакое письмо или заговор, никакая злоба беса или колдуна не повредят Вам.

Впрочем, мое глубокое убеждение, все эти "письма-счастья" - не злая магия, несущая непослушным всевозможные беды, скорее всего это чья-то злая шутка-издевка, впрочем, имеющая оккультную подоплеку. Такое письмо будет и дальше бродить, пока есть простодушные, оккультно настроенные, падкие на халяву из "параллельных миров" и вместе с тем пугливые невоцерковленные россияне.

Что же касается случая с Юрием, можно только лишь с горестью вздохнуть, бесы они и есть бесы! Древние падшие духи сильны в искушениях, они мастера выдавать случайные за взаимосвязанные события.

P.S. Кстати, по России распространяются еще и "пироги счастья", точнее магическая закваска для них, которую нужно раздавать всем знакомым простофилям. Такие пироги нужно печь только один раз в жизни и раздавать закваску только ну о-о-очень хорошим людям…

Максим Степаненко, руководитель
Миссионерского отдела Уфимской епархии
Русской Православной Церкви

В начале апреля 2008 года мне переслали по интернету еще одно "письмо-счастья". Обратите внимание на его заметное изменение.

"КИТАЙСКОЕ НАСТАВЛЕНИЕ. Можно купить дом, Но не очаг; можно купить кровать, но не сон; можно купить часы, но не время; можно купить книгу, но не знание; можно купить положение, но не уважение; можно заплатить за доктора, но не за здоровье можно купить душу, но не жизнь; можно купить секс, но не любовь. Китайское наставление приносит удачу. Оригинал хранится в Нидерландах. Это наставление уже восемь раз облетело вокруг мира. И, однако же, на этот раз оно принесет удачу тебе. После получения этого письма ты станешь счастливым. Это не шутка. К тебе придет удача. Перешли по почте или Интернету это письмо тем людям, которые нуждаются в счастье. Не посылай деньги, потому что счастье не купишь. Не храни письмо более 96 часов, в течение этого времени его нужно переслать. Несколько примеров того, что произошло: Константин получил письмо в 1953 году и попросил свою секретаршу сделать с него 20 копий; через 9 дней он выиграл 9 миллионов марок в национальную лотерею. В 1967 году Бруно получил это письмо и со смехом выбросил его. Через несколько дней у него заболел сын. Он отыскал письмо, сделал с него 20 копий и разослал их; через девять дней он получил известие о том, что его сын выздоровел. В 1987 году письмо получил молодой калифорниец, который заметил, что оно было неразборчиво написано. Он пообещал себе перепечатать его на машинке, однако отложил это на потом. То есть он не освободился от письма в последующие 96 часов. Позже он переписал и переслал его, как и было обещано, и получил новый автомобиль. Впоследствии он переслал его, продолжив счастливую цепочку. Не забудь, не посылай деньги и не подписывай письма. Просто пошли 20 копий и подожди чтобы увидеть, что случиться через несколько дней. Наставление было написано миссионером с Антильских островов Я посылаю его тебе, потому что ты должен помочь ему обойти вокруг Земли. Пошли 20 копий своим знакомым, друзьям и подругам. Спустя несколько дней ты получишь добрые известия или у тебя случиться сюрприз. Это правда, даже если ты не суеверен. Этот листок был послан в качестве удачи. Благодаря кому-то, кто любит тебя, счастье сохраниться от твоей пересылки Удача придет к тебе примерно в течение 4 дней после получения этого письма, которое предназначалось тебе. Счастье пришло из Венесуэлы, и оно было написано Антони де Крудом, южноафриканским миссионером. Теперь твоя очередь переслать его. Не храни письмо, оно должно покинуть твои руки в течение 96 часов. Я прошу тебя послать копии, и ты увидишь, что случиться в течении 4 дней. НЕ ПОСЫЛАЙ ДЕНЬГИ, НЕ ЗАБУДЬ ОБ ЭТОМ ПИСЬМЕ. ЭТО ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЕЙСТВУЕТ".

Что такое электронная почта? В современном деловом мире это:

• Ваше лицо. Именно с помощью email можно создать положительный образ в глазах контрагента или испортить первое впечатление.
• Ваш рабочий инструмент. Очень много общения с внешним миром происходит по email. Поэтому, хорошо владея этим инструментом, можно здорово облегчить себе жизнь.
• Мощный отвлекающий фактор. Внешний мир пытается достать вас, отвлечь и сбить с верного пути через email.

С этих позиций и посмотрим на работу с электронной почтой. Начнём с простого.

Оформление письма

Я пользуюсь почтовым клиентом Mozilla Thunderbird, поэтому буду рассказывать на его примере. Создадим новое письмо и пойдём сверху вниз по списку полей.

Кому. Копия. Скрытая копия

Возможно, кто-то не знает, но «Кому» в Mozilla можно изменить на «Копия» или «Скрытая копия».

• Кому : пишем основного адресата или несколько адресатов через точку с запятой.
• Копия : пишем того, кто должен ознакомиться с письмом, но от кого мы не ждём реакции.
• Скрытая копия : пишем того, кто должен ознакомиться с письмом, но должен остаться неизвестным для остальных получателей письма. Особенно уместно использовать для массовых рассылок деловых писем, например уведомлений.

Неправильно в массовой рассылке указывать получателей через поля «Копия» или «Кому». Несколько раз в год получаю письма, в которых перечислено 50–90 адресатов в поле «Копия». Налицо нарушение privacy. Не всем из твоих адресатов нужно знать, с кем ещё вы работаете по аналогичной теме. Хорошо, если это знакомые между собой люди. А если в списке конкурирующие компании, которым неизвестно друг о друге? Как минимум нужно быть готовым к лишним объяснениям, как максимум - к прекращению сотрудничества с одним из них. Не надо так.

Тема письма

О важности темы письма часто пишут (иногда толково) в своих корпоративных блогах профессиональные сервисы рассылок. Но там чаще всего идёт речь о продающих письмах, где тема письма решает задачу «email должны открыть».

Мы же обсуждаем ежедневную деловую переписку. Здесь тема решает задачу «письмо и его автора должны легко идентифицировать и потом найти». Причём ваша старательность вернётся к вам в виде кармы многочисленных ответных писем, только с приставками Re: или Fwd , среди которых придётся искать нужное письмо по теме.

Двадцать писем - это объём однодневной переписки менеджера среднего звена. О предпринимателях и владельцах бизнеса вообще не говорю, у них число писем иногда зашкаливает за 200 и более в день. Поэтому ещё раз: не отправляйте письма с пустой темой .

Итак, как правильно формулировать тему письма?

Ошибка № 1 : только название компании в теме. Например, «Небо» и всё. Во-первых, наверняка вы не один из вашей компании общаетесь с этим контрагентом. Во-вторых, никакого смысла такая тема не привносит, ведь название вашей компании и так видно из адреса. В-третьих, угадайте, как будет выглядеть ваш собственный ящик при таком подходе к переписке? Примерно вот так.

Удобно искать по таким темам?

Ошибка № 2 : кричащий, продающий заголовок. Здорово, если вы умеете писать такие заголовки. Вот только уместно ли применение этих навыков в деловой переписке? Вспомните цель темы делового письма: не продать, а обеспечить идентификацию и поиск.

Текст письма

Есть множество руководств по написанию текстов для разных случаев жизни. Например, много полезного у Максима Ильяхова , Александра Амзина и других мастеров слова. Советую почитать их статьи хотя бы для повышения общей грамотности и улучшения общей стилистики письменной речи.

В процессе написания письма мы должны последовательно принять несколько решений.

Вопрос вежливости . В начале письма можно расплыться в любезностях или даже нежности в духе «Милый мой Родя, вот уже два месяца с лишком, как я не беседовала с тобой письменно, от чего сама страдала и даже иную ночь не спала, думая». Очень вежливо и очень затратно, как по времени на сочинение такого вступления, так и по времени собеседника на его прочтение. Переписка ведь деловая, помните? Не сочинение эпистолярного жанра на конкурс и не письмо матери Раскольникову, а деловая переписка.

Уважаем время своё и получателя!

Представляться и напоминать обстоятельства знакомства имеет смысл только в первом письме, отправляемом после мимолётной встречи на выставке. Если же это продолжение сотрудничества или текущая переписка, в первом письме в день пишем: «Здравствуйте, Иван», во втором и последующих: «Иван, …».

Обращение . Меня всегда волновал вопрос, к кому обратиться в письме, если получателей несколько. Недавно я писал письмо, обращённое к трём девушкам по имени Анна. Нисколько не сомневаясь, я написал «Здравствуйте, Анна» и не парился. Но так везёт далеко не всегда.

Что делать, если получателей три или даже семь и они не носят одно имя? Можно перечислить по именам: «Добрый день, Родион, Пульхерия, Авдотья и Пётр Петрович». Но это длинно и занимает время. Можно написать: «Здравствуйте, коллеги!».

Я для себя использую правило обращаться по имени к тому, кто стоит в поле «Кому». А к тем, кто в копии, не обращаться вообще. Это правило заодно позволяет точнее определить (одного!) адресата письма и цель этого письма.

Цитирование . Часто переписка представляет собой цепочку писем с вопросами и ответами - словом, диалог. Хорошим тоном считается не удалять историю переписки и писать свой ответ сверху цитируемого текста, чтобы, вернувшись к этой переписке через неделю, можно было легко прочитать диалог сверху вниз по убывающим датам.

Почему-то по умолчанию в Mozilla стоит настройка «Установить курсор после цитируемого текста». Рекомендую её поменять в меню «Инструменты» → «Параметры учётной записи» → «Составление и адресация». Должно быть так.

Цель письма . Деловые письма бывают двух видов:

• когда мы просто информируем собеседника (например, отчёт о проделанной работе за месяц);
• и когда мы чего-то хотим от собеседника. Например, чтобы он согласовал приложенный счёт на оплату.

Как правило, побуждающих писем в разы больше, чем отчётных. Если мы хотим чего-то добиться от собеседника, очень важно сказать об этом в письме прямым текстом. Призыв к действию должен сопровождаться обращением по имени и идти последним предложением в письме.

Неправильно : «Порфирий Петрович, я знаю, кто зарубил старушку».

Правильно : «Порфирий Петрович, это я зарубил старушку, пожалуйста, примите меры по моему аресту, устал мучиться!».

Почему корреспондент должен за вас думать, что ему делать с этим письмом? Ведь он может принять и неправильное решение.

Подпись в тексте . Она должна быть. Тем более все почтовые клиенты позволяют настроить автоподстановку подписи, например классическое «С уважением, …». В Mozilla это делается в меню «Инструменты» → «Параметры учётной записи».

Писать или не писать контакты в подписи - личное дело каждого. Но если вы хоть как-то связаны с продажами - обязательно пишите. Даже если сделка не состоится по итогам коммуникации, в будущем вас легко найдут по контактам из подписи.

Напоследок ещё одна фишка тела письма для тех собеседников, кто не любит (не может, не хочет, не имеет времени) отвечать на ваши письма. Укажите в тексте письма умолчание. Например, «Порфирий Петрович, если не придёте меня арестовывать до 12:00 пятницы, то я считаю себя амнистированным». Разумеется, срок должен быть реальным (не стоит текст из примера отправлять в пятницу в 11:50). Получатель должен физически иметь возможность прочитать и принять решение по вашему письму. Такое «умолчание» снимает с вас ответственность за неответ собеседника. Как и всегда, к применению этой фишки нужно подходить разумно. Если человек вовремя и регулярно отвечает на ваши письма, такой ультиматум может его если не обидеть, то немного напрячь или привести к решению не отвечать на письмо прямо сейчас, а заставить вас ждать пятницы.

Вложения

Письма часто бывают с вложениями: резюме, коммерческие предложения, сметы, графики, сканы документов - очень удобный инструмент и в то же время источник популярных ошибок.

Ошибка : огромный размер вложения. Часто приходят письма с размером вложений до 20 МБ. Как правило, это сканы каких-нибудь документов в формате TIFF, с разрешением 600dpi. Почтовая программа корреспондента почти наверняка зависнет на несколько минут в тщетных попытках загрузить предпросмотр этого вложения. И не дай бог получателю попытаться прочитать это письмо на смартфоне…

Лично я такие письма сразу удаляю. Не хотите, чтобы ваше письмо оказалось в корзине до прочтения? Проконтролируйте размер вложения. Рекомендуется, чтобы оно было не более 3 МБ.

Что делать, если превышает?

• Попробуйте перенастроить ваш сканер на другой формат и разрешение. Например, в PDF и 300dpi получаются вполне читабельные сканы.
• Вспомните про такие программы, как архиватор WinRar или 7zip. Некоторые файлы отлично сжимаются.
• Что делать, если вложение огромное и сжать его не получается? Например, почти пустая база бухгалтерии весит 900 МБ. На помощь придут облачные хранилища информации: Dropbox, Google Drive и тому подобные. Некоторые сервисы, например Mail.ru, автоматически преобразовывают огромные вложения в ссылки на облачное хранилище. Но я предпочитаю сам управлять своей информацией, хранящейся в облаке, поэтому автоматизацию от Mail.ru не приветствую.

И ещё одна не совсем очевидная рекомендация про вложения - их имя . Оно должно быть понятным и приемлемым для получателя. Как-то раз мы в компании готовили коммерческое предложение на имя… пусть будет Фёдора Михайловича Достоевского. Я получил от менеджера письмо с проектом КП на согласование, и во вложении был файл с именем «ДляФеди.docx». С менеджером, отправившим мне это, состоялся диалог примерно следующего содержания:

Дорогой менеджер, ты лично готов подойти к этому уважаемому человеку и назвать его в лицо Федя?

Как-то нет, уважаемый же человек, его все по имени-отчеству называют.

Почему же ты вложение назвал «ДляФеди»? Если я прямо сейчас перешлю ему, как думаешь, он купит у нас топоры по этому КП?

Я собирался потом переименовать…

Зачем готовить мину замедленного действия - отказ потенциального клиента - или создавать себе лишнюю работу по переименованию файла? Почему бы сразу не назвать вложение правильно: «ДляФёдораМихайловича.docx» или ещё лучше - «КП_Небо_Топоры.docx».

Итак, с email как «лицом» более-менее разобрались. Давайте перейдём к рассмотрению электронной почты как инструмента эффективной работы и поговорим об её отвлекающей составляющей.

Работа с письмами

Электронная почта - это мощный отвлекающий фактор. Как и с любым отвлекающим фактором, с почтой нужно бороться путём ужесточения правил и внедрения расписания работы.

Как минимум нужно отключить ВСЕ уведомления о приходе почты. Если почтовый клиент настроен по умолчанию, вас оповестят и звуковым сигналом, и помигают иконкой рядом с часами, и покажут превью письма. Словом, сделают всё, чтобы сначала оторвать вас от кропотливой работы, а потом погрузить в пучину непрочитанных писем и непросмотренных рассылок - минус час-другой из жизни.

У кого-то могучая сила воли позволяет не отвлекаться на уведомления, а обычным людям лучше не искушать судьбу и отключить их. В Mozillla Thunderbird это делается через меню «Инструменты» → «Настройки» → «Основные» → «При появлении новых сообщений».

Если нет уведомлений, как понять, что пришло письмо?

Очень просто. Вы сами, осознанно, выделяете время на разбор почты, откроете почтовый клиент и увидите все непрочитанные сообщения. Это можно делать два раза в день, например в обед и вечером или во время вынужденных простоев, допустим, в пробках.

Часто спрашивают, как же время реакции и срочные письма? Отвечаю: у вас нет срочных писем в почте. Если только вы не работаете в отделе клиентской поддержки (в таком отделе свой регламент работы с почтой).

Если и будут срочные письма, то отправитель уведомит вас об этом по другим каналам - телефон, SMS, Skype. Тогда вы осознанно зайдёте в почтовый клиент и обработаете срочную почту. Все гуру тайм-менеджмента (например, Глеб Архангельский с его «Тайм-драйвом») декларируют стандарт ответа на email до 24 часов. Это нормальное правило хорошего тона - не ждать от собеседника мгновенных ответов по email. Если же есть срочное письмо, уведомить об этом по более быстрым каналам связи.

Итак, уведомления мы отключили и теперь включаем почтовый клиент по своему расписанию.

Что же делать, когда мы зашли в почту и занялись деятельностью с названием «разбираю электронную почту»? Где начало и конец этой работы?

Я много слышал про систему zero inbox, но, к сожалению, не встречал ни одного человека, применяющего её. Пришлось изобретать свой велосипед. Статьи на эту тему есть на Лайфхакере. Например, « ». Ниже я расскажу о системе zero inbox в моей интерпретации. Буду благодарен, если гуру GTD отметятся в комментариях, дополнят или улучшат описанную систему.

Важно понять и принять, что электронная почта - это не планировщик задач и не архив для вашей деятельности. Поэтому папка «Входящие» должна быть всегда пустой. Если вы взялись за разбор входящих, не останавливайтесь и не отвлекайтесь ни на что, пока не опустошите эту папку.

Что делать с письмами во входящих? Нужно пройтись последовательно по каждому письму и удалить его. Да, просто выделить и нажать на клавиатуре Delete. Если не получается заставить себя удалить письмо, придётся принимать решение, что с ним делать.

1. Можете ответить на него за три минуты? Нужно ли на него отвечать? Да, нужно, и ответ займёт не более трёх минут, тогда отвечайте сразу.
2. Отвечать нужно, но подготовка ответа займёт более трёх минут. Если пользуетесь планировщиком задач, позволяющим преобразовать письмо в задачу, превратите email в таск и на время забудьте о нём. Я, например, использую совершенно замечательный сервис Doit.im. Он позволяет сгенерировать персональный email-адрес: пересылаешь на него письмо, и оно превращается в задачу. Но если у вас нет планировщика задач, перенесите письмо в подпапку «0_Выполнить».
3. После быстрого ответа на письмо, превращения его в задачу или простого ознакомления необходимо решить, что делать с этим сообщением дальше: удалить или отправить в одну из папок на длительное хранение.

Вот какие папки для длительного хранения есть у меня.

• 0_Выполнить. У меня такой папки нет, но если у вас нет планировщика, повторюсь, сюда можно складывать письма, требующие детальной проработки. Эту папку тоже нужно регулярно очищать, но уже с вдумчивым подходом в специально выделенное на это время.
• 1_Справ. Сюда я складываю письма со справочной информацией: приветственные письма с логинами от различных веб-сервисов, билеты на предстоящие рейсы и так далее.
• 2_Проекты. Здесь хранится архив переписки по партнёрам и проектам, с которыми есть текущие взаимоотношения. Естественно, для каждого проекта или партнёра заведена отдельная папка. В папку партнёра я складываю письма не только от его сотрудников, но и письма от сотрудников «Неба», связанные с этим партнёром. Очень удобно: при необходимости вся переписка по проекту под рукой за пару кликов.
• 3_Музей. Сюда я закидываю те письма, которые и удалить жалко, и польза от них неочевидна. Также сюда перекочевывают папки с закрытыми проектами из «2_Проекты». Словом, в «Музее» хранятся первые кандидаты на удаление.
• 4_Документы. Здесь лежат письма с электронными образцами документов, которые могут пригодиться в будущем для бухгалтерии, например акты сверок от клиентов, билеты по состоявшимся поездкам. Папка во многом перекликается с папками «2_Проекты» и «1_Справ», только в ней хранится бухгалтерская информация, а в папке «2_Проекты» - управленческая. В «4_Документы» - мёртвая информация, а в «2_Проекты» - живая.
• 5_Знания. Сюда я складываю только действительно полезные рассылки, к которым хочу вернуться через время для вдохновения или поиска решений.

Есть и другие настройки почтового клиента, важные для работы этой системы. Во-первых, по умолчанию в Thunderbird стоит флажок «Помечать сообщения как прочитанные». Я предпочитаю делать это осознанно, поэтому флажок долой! Для этого заходим в меню «Инструменты» → «Настройки» → «Дополнительно» → «Чтение и отображение».

Во-вторых, используем фильтры . Раньше я активно применял фильтры, которые по адресу отправителя автоматически переправляли письма в соответствующие папки. Например, письма от юриста перемещались в папку «Юрист». Отказался от такого подхода по нескольким причинам. Первая: письма от юриста в 99% случаев относятся к какому-либо проекту или партнёру, а значит, подлежат перемещению в папку этого партнёра или проекта. Вторая: решил добавить осознанности. Вы сами должны решить, где должно храниться конкретное письмо, а искать необработанные сообщения удобнее только в одном месте - во входящих. Сейчас фильтры использую только для разнесения по папкам автоматических регулярных писем из различных систем, то есть писем, не требующих от меня принятия решений. Фильтры в Mozilla Thunderbird настраиваются в меню «Инструменты» → «Фильтры сообщений».

Итак, при правильном подходе на электронную почту должно уходить от 10 до 60 минут в день в зависимости от объёма переписки.

Да, и ещё одно. Вы ведь уже отключили уведомления о приходе новых писем? ;)

Письмо-вопрос – один из наиболее распространенных видов писем служебной электронной переписки. При всей своей простоте, именно письма-вопросы создают массу сложностей как для отправителя, так и для получателя.

Ошибки при написании писем-вопросов

1. Вопрос, зависший в воздухе.

Проблема этого вопроса в том, что он задается неизвестно кому, с какой целью и в связи с чем.

Например: «Семью из трех человек примете?». Это было первое письмо. Даже адресат этого письма не смог адекватно ответить на данное письмо-вопрос. Дело в том, что какое-то время назад адресат разместил на нескольких ресурсах объявление о том, что работодатель готов предоставить работу по специальности с предоставлением жилья. Для разных вакансий были разные условия. Когда через месяц приходит письмо с таким вопросом без предисловий, отвечать на него даже не хочется. Зачем такой работник? Даже если он гений своего дела, в письме он себя показал с худшей стороны.

2. Вопрос, обремененный излишними подробностями.

Если Вы задаете вопрос в контексте предыдущей переписки, то в тексте письма достаточно сослаться на предыдущее письмо, а не обременять его излишними деталями.

Например: «Вы говорили, что можете сделать перевод дистанционно. При этом можно отправить электронную копию. А мне говорили, что…. Сколько стоит нотариально заверенный перевод свидетельства о рождении, о браке с украинского на русский?» В данном случае можно было обойтись одним предложением или фразой: «Вы говорили, что можно сделать перевод дистанционно. Сколько стоит нотариально заверенный перевод свидетельства о рождении, о браке с украинского на русский?»

3. Вопрос, вырванный из контекста предыдущей переписки.

Очень часто рабочий процесс требует разнообразных уточнений, разъяснений, решения возникающих по ходу проблем. В таких случаях используют уточняющие вопросы. Но случается, что некоторые каждый раз задают такие вопросы в новом письме, не сохраняя историю переписки. Это изрядно усложняет процесс ответа и жизнь адресата. Он каждый раз вынужден рыться в почтовом ящике и отыскивать предыдущие письма, свои ответы на них. Сохраняйте предыдущую переписку по каждому проекту или вопросу.

Как написать письмо-вопрос правильно?

1. Обратитесь по имени к адресату. Если письмо адресуется коллективу, обратитесь к ответственному лицу.

Уважаемый Сергей Анатольевич!

2. Задайте контекст. Что стало поводом для написания и почему Вы обращаетесь именно к адресату?

При личной встрече мы с Вами обсуждали возможные темы для номера ко Дню Победы и остановились на жизненных историях ветеранов.

3. Сформулируйте проблему. Кратко сформулируйте суть проблемы.

Однако при личном общении мне удалось собрать интересный материал из воспоминаний детей войны.

4. Задайте вопрос. Сформулируйте его максимально кратко и четко. Чем лучше сформулирован вопрос, тем точнее будет ответ.

Можем ли мы включить в номер статью о детях войны?

5. Поблагодарите за помощь.

Буду признателен Вам за быстрый ответ.

	-
	-	Отправляете сотни коммерческих предложений, просьб и других деловых писем каждый день, но не добиваетесь своим посланием нужного результата? Не знаете как ненавязчиво и вежливо напомнить адресату о его обязательствах? Тогда Вам непременно поможет онлайн-тренинг «Навыки делового письма» ! Вы можете пройти его в любое удобное время по