Разработаны нормативные требования и понятия, на которые приходится опираться каждому работодателю. ТК имеет юридическую силу при условии соответствия обозначенным требованиям. Основные резолюции определены в гл. 10 и 11 ТК РФ, а ст.66 определяет основы трудовой.

Важными являются Правила и Инструкции, которые определяют требования к ведению и хранению книжек, а также буквальные стандарты заполнения и внесения в них записей.

Образец заполнения трудовой книжки на прием на работу:

Если молодой специалист устраивается после учёбы в вузе или по окончании колледжа, техникума – запись осуществляется при предъявлении диплома таким же образом.

Для непосредственного включения сведений о работе, нужно выстроить следующую правовую цепочку:

1. Трудоустраивающийся пишет заявление работодателю, которое он подписывает.
2. На основе подписанного заявления составляется приказ.
3. На основании приказа делается запись в трудовой.

Обозначенные сведения поочерёдно вписываются в четыре колонки, каждая из которых составляет самостоятельную группу данных. Вносимые сведения не должны ничем различаться при первичном приёме на работу и для лиц, работавших ранее. Первичность записи констатирует лишь порядковый номер внесения сведений.

Заполнение трудовой книжки при приеме на работу — образец:

При приёме на работу название организации вписывается до внесения записи о приёме, печать не ставится. Отсутствие печати на сведениях о приёме продиктовано опорой на положения Инструкции (№ 69), обозначенные в пункте 3.1.

1. В первой колонке впишите порядковый номер записи. Тщательно проконтролируйте, чтобы он продолжал нумерацию, отталкиваясь от предыдущей записи.
2. Во второй – впишите дату.
3. Третья графа содержит основную базовую запись. Здесь внесите сведения о том, куда (в которое из подразделений предприятия) оформлен прибывший, с наименованием должности. Запись вносится лаконично и чётко, используя формулировку, принятую в Инструкции (п.3.1). Должность должна строго совпадать с официальным наименованием.
4. В последней, четвёртой колонке вносится наименование документа «приказ» и его исходящие данные: номер и дата выхода. Этим приказом лицо трудоустроилось на постулируемую записью должность.

Что делать в случае переименования организации, читайте .

Имейте в виду, что вписана должна быть дата приёма на работу , то есть – указывайте день, в который работник приступит к своим обязанностям на основании приказа. Не перепутайте его с днём внесения записи в книжку.


Дата внесения записи в книжку будет указываться на титульном листе, если трудовая заводится впервые, но в сведениях о работе – исключительно день выхода (приложение 3 Правил).

Дата приёма на работу, указанная во второй графе трудовой всегда совпадает с информацией на этот счёт:

• в приказе,
• в трудовом договоре.

Малейшее расхождение на этот счёт может стать проблемой как для владельца трудовой, так и для лица, допустившего ошибку. Тем не менее, допущенную ошибку необходимо исправить немедленно. При этом ни в коем случае не зачёркивайте ошибочную запись и не исправляйте дату другим образом, это – грубое правонарушение. Поступайте следующим образом:

1. Поставьте следующий порядковый номер.
2. Укажите, что запись за соответствующим номером недействительна и здесь же, под этим же номером впишите правильные сведения.

Например:

• «Запись за номером 45 недействительна
• Принята на должность повара 3 разряда с 11.11.2011 г.».
• Внесите приказ о правильной записи.

Обратите внимание на важнейшие нюансы:

1. Наименование организации вписывается до внесения порядкового номера и даты, то есть, запись заканчивается строчкой выше, чем вносятся основные сведения.
2. В нумерации перед текущим числом порядкового номера не ставится «0».
3. Все сведения и формулировки должны совпадать с данными из приказа, которым лицо принимается на работу. Но в трудовой они имеют более сжатый характер изложения (пункт 10 Правил).
4. При внесении записи в книжку, не ставятся знаки препинания: точки и запятые.
5. В ТК не вносятся непредусмотренные Инструкцией сведения.
6. При записи используются только арабские цифры.

Сменная работа

При работе посменно или вахтовым методом, а также в других случаях, первый рабочий день сотрудника может наступить в выходной день уполномоченного за оформление трудовых лица. Этот момент не должен вас беспокоить. В соответствии с положением, внесение записи в трудовую может осуществиться в течение недели, но не позднее.

Так что в этом случае не торопитесь вносить запись заранее, лучше оформить всё в спокойной обстановке после выходного дня, а работник в это время зарекомендует себя на рабочем месте.

По положению, проработавшему менее 5 дней работнику не обязательно вносить запись в трудовую.

Если ваш новый работник после внесения записи и оформления на работу так и не явился на рабочее место – и договор, и внесённые сведения можно аннулировать. Для того чтобы аннулирование имело статус правового прецедента, нужно собрать подтверждающие этот факт документы, в роли которых могут выступить:

• акт об отсутствии на рабочем месте;
• докладная записка руководителя подразделения.

Аннулировать приём на работу можно отдельным приказом, в срок до 5 рабочих дней со дня приёма на работу недобросовестного труженика. В этом случае:

1. В первой колонке ставится новый порядковый номер, например 7.
2. Во второй колонке ставится дата, которая соответствует дате в приказе об аннулировании трудового договора. Она совпадает с первым планируемым, но не состоявшимся днём выхода.
3. В следующей колонке прописываете: «запись за номером 6 считать недействительной в связи с аннулированием трудового договора».
4. В последнюю колонку внесите исходящие данные приказа, которым аннулирован трудовой договор.

В какой срок вносится запись в трудовую книжку о приеме на работу? В соответствии с п.10 Правил, сведения о работе в ТК вносятся не позднее 7 дней от даты приёма на работу. При этом дата на титульном листе книжки может быть более поздней, чем в сведениях о работе. Это нормально, пусть вас не смущает данное разногласие. Если лицо трудоустроено впервые, то на основании п.8 Правил, сведения внесите в его присутствии.

Некоторыми особенностями обладает внесённая запись в ТК, если приём осуществляется в порядке перевода . При приёме на работу, перед данными, которые внесли вы, должна стоять точная запись об увольнении со ссылкой на перевод в вашу организацию.

Эти записи вносятся на основании заявлений, которые регистрируются работодателями, один из которых увольняет сотрудника, а другой – принимает его.

На основе заявлений составляются приказы, где фигурируют факты увольнения и приёма на работу в порядке перевода. На их основании вносится запись:

1. Название вашей компании.
2. Порядковый номер записи, следующий за предыдущим.
3. Дата приёма на работу, которая совпадает с датой увольнения с предшествующего места работы с разницей в 1 день, кроме случаев выходного дня, которые могут определить разницу в 2-3 дня.
4. Сведения о приёме на работу, с указанием, что приём осуществляется в порядке перевода из организации (предприятия), наименование которого должно быть полностью внесено. Здесь же указывается должность, разряд и другие необходимые данные.
5. Ссылка на приказ, принимающий на работу в порядке перевода.

Имейте в виду, что ни в коем случае нельзя вносить в трудовую запись о приёме, если отсутствует запись об увольнении. Если организация, в которой работал субъект, развалилась, без внесения соответствующих записей, он имеет возможность восстановить правовое содержание ТК путём проведения процедур признания права на внесение записи, но это не входит в компетенцию работодателя.

Заключение

Оформление ТК – ответственная работа, которая опирается на многообразные нюансы. Работодатель и уполномоченное лицо обязано их знать в достаточной степени, чтобы не испортить трудовую карьеру работнику, а самому не попасть в круговорот судебных тяжб.

Допущенных ошибок нужно избегать всеми доступными способами. А в случае их возникновения – необходимо исправлять их всеми дозволенными способами, не оставляя за собой неразрешённых ситуаций.

Имейте в виду, что запись в ТК будет сопровождаться вашей подписью, что не снимет с вас ответственности на протяжении всей трудовой деятельности работника.

Многие специалисты отдела кадров, канцелярии и бухгалтерии, даже имеющие солидный стаж работы, не знают, как внести исправление в трудовую книжку.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Ошибки в этом важном документе встречаются крайне редко, но если неправильная запись внесена, то исправить ее не только можно, но и необходимо в соответствии с законодательством.

Правовые основы

Российским Министерством труда и социального развития в 2003 году была разработана специальная инструкция (№69), регулирующая порядок заполнения трудовых книжек.

Исправления в документ должны вноситься в соответствии с этими требованиями.

При работе с трудовыми книжками следует учитывать и положения 225 Постановления Правительства РФ, регулирующего ведение и хранение этих документов (2003 г.).

В каких случаях и как вносятся исправления в трудовой книжке?

Неверные сведения могут быть обнаружены как на титульном листе трудовой книжке, так и в ее разделах и на вкладыше к ней.

Схема исправления данных практически одинакова, однако в каждом случае будут иметься свои особенности.

Общие правила

К самому оформлению трудовой книжки следует отнестись с особым вниманием, дабы избежать в будущем проблем с расчетом пенсии работника.

Если в новый документ были внесены неверные сведения, он подлежит уничтожению.

Если ошибка выявлена в уже действующем документе, запись не зачеркивается и не заштриховывается. Она исправляется новой записью ниже.

Запись неверна

Текст внесен другой организацией

Даже если ошибка в документе допущена кадровиками другой фирмы, специалисты новой организации производят исправления в трудовой книжке работника.

Для этого он должен представить работодателю документы, подтверждающие факт наличия ошибки и содержащие правильную информацию.

Исправление организацией, вносившей запись, после увольнения

Если работник после увольнения еще официально не числится на новом рабочем месте, исправление выявленной неверной информации может произвести прежний работодатель.

Для этого он:

• Вписывает в графу «Сведения о работе» название своей организации, тем самым открывая блок записей от лица бывшего работодателя (ведь ранее была поставлена запись об увольнении, и непонятно кто и на каком основании вносит данные).
• Указывается текущая дата внесения исправлений арабскими цифрами.
• Запись признается недействительной, указываются верные сведения.
• Ставятся реквизиты Приказа, подтверждающие истинность новых данных.
• Свою подпись ставит специалист кадрового отдела и хозяин трудовой книжки, ставится печать организации – блок исправительных записей закрывается.

Пример:

Указаны не те даты

Невнимательность кадровика при написании дат в трудовой книжке может привести к дальнейшим проблемам с Пенсионным фондом, поэтому сам работник должен несколько раз перепроверить написанное в документе.

Ошибка в дате приема в организацию или в иных датах должны быть обязательно исправлены в кратчайшие сроки.

При ее обнаружении работник:

• Пишет заявление на имя директора с просьбой исправить ошибку.
• Издается приказ о необходимости внесения исправлений, ему присваивается номер.
• Работник кадровой службы письменно подтверждает недействительность ранее указанных данных.
• Вписывается правильная дата, ставится номер приказа – основания для внесения изменений.
• Специалист пишет свою должность, фамилию, инициалы и подпись, ставится печать.

При наличии ошибки в дате рождения сотрудника эта дата полностью зачеркивается сплошной линией, а сверху пишется верная информация.

Сбоку информация конкретизируется, указывается серия и номер Паспорта РФ с верными сведениями.

Пример:

Неправильно внесены реквизиты приказа

Важно знать, как исправить ошибку в одной из самых важных граф трудовой книги – сведениях о документе, на основании которого вносятся данные.

В большинстве случаев данные вносятся на основании приказа.

Порядок внесения данных о приказе таков: документ, его дата и номер. Ошибочно менять порядок этих реквизитов. При необходимости изменить запись из-за неверно внесенной информации о приказе запись дублируется, но последняя графа пишется уже без ошибки.

Если в самом приказе была допущена ошибка, в 4 графе должны быть записаны серия и номер отменяющего ее приказа.

Исправление сведений о награждении

В трудовой книжке предусмотрен отдельный раздел для внесения данных о награждении сотрудника за особые заслуги перед предприятием.

Часто заполнение этого раздела не производится. Но иногда информация о награждениях не только своевременно вносится в документ, но и содержит в себе ошибку.

В данном разделе, как и в других частях трудовой книги, сведения нельзя зачеркивать или заштриховывать.

Необходимо на текущую дату сделать пометку, что предыдущая запись действительной не является, далее указав правильные сведения.

Пример:

Замена сведений на титульном листе

Основные сведения о работнике содержатся на титульном листе трудовой книжки.

Незамеченная ошибка в основных реквизитах этой страницы должна быть устранена сразу после обнаружения. Запрещается замазывать штрихом.

Под неверной информацией следует сделать пометку о том, что вышеуказанные данные недействительны, а далее написать правильные сведения.

Зачеркивать слова в исключительных случаях на титульном листе разрешается.

После зачеркивания пишется правильное слово, затем исправление заверяется работодателем и ставится печать.

Пример:

Данные и исправления в трудовую книжку вносятся черной, фиолетовой или темно-синей пастой, обладающей светостойкостью и водостойкостью.

Примеры со сменой фамилии в трудовой книжке на практике встречаются наиболее часто.

Конкретных правил по исправлению на законодательном уровне не прописано, однако принято использовать следующую схему исправления:

• Сплошной линией зачеркивается устаревшая или ошибочная информация.
• Ниже (рядом) пишется действительная фамилия.
• Изнутри (слева) исправленная информация уточняется и подтверждается вписанием названия, серии и номера документа – основания для исправления.
• Исправление заверяется работодателем, ставится подпись и печать.

Исправление неточностей во вкладыше

Если работник часто меняет должности и места работы, некоторые разделы трудовой книжки могут закончиться.

Для дальнейшего внесения сведений о работе к трудовой книжке прикладывается специальный вкладыш.

В нем:

• Если запись сделана неправильно при самом оформлении нового вкладыша, он подлежит уничтожению, о котором и составляется соответствующий акт.
• Если на первой странице трудовой книжки уже проставлены серия и номер испорченного вкладыша, то серия и номер нового бланка также проставляются.
• При наличии ошибки в какой-либо из записей, сделанных во вкладыше, порядок исправления стандартен. Сначала ставится порядковый номер новой записи, затем дата внесения исправления и правильный текст.
• Указанная информация должна быть подтверждена Приказом, его серия и номер должны совпадать с данными Приказа в предыдущей записи.

Аннулирование, если запись внесена ошибочно

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем о том, допустимо ли исправление записей, внесенных в трудовую.

Сегодня вы узнаете:

1. Какие виды ошибок при заполнении допускаются чаще всего;
2. Как аннулируется запись, когда ее внесли по ошибке;
3. Как исправляются ошибки в датах.

Ошибки в таком серьезном документе, как трудовая книжка – явление нечастое. Но если получилось так, что запись внесена неправильно, исправить это не просто можно, но и нужно. Другое дело, что не все кадровики (даже опытные) знают, как это сделать. Об этом и поговорим в нашей статье.

Общие данные

Трудовая книжка – документ официального характера. Если при заполнении были допущены ошибки, то они могут привести к тому, что работник потеряет часть стажа.

Поэтому заполнять трудовую следует, соблюдая ряд правил и рекомендаций:

1. Все записи должны быть внесены одним цветом. Гелевыми ручками заполнять нельзя.
2. Допустим только полный формат записей, сокращать нельзя.
3. На титульнике должна быть печать организации.
4. Информация о денежном премировании в трудовую не заносится.
5. Записи в трудовой должны проверяться на присутствие в них ошибок.

Признание трудовой недействительной

Встречается несколько ситуаций, в которых трудовая может потерять свою юридическую силу:

• Фамилия и инициалы сотрудника указаны неправильно. Причем достаточно ошибиться в одной букве, чтобы документ потерял свою силу.
• Нет печати организации на титульнике;
• Нет подписи лица, имеющего право заполнения трудовой;
• Дата заполнения трудовой указана неверно. Бывает, что делают намеренно, чтобы трудовой стаж человека увеличился.

Работодатель не имеет права отказать в устройстве на работу по причине недействительности трудовой.

Можно ли делать исправления в трудовой книжке

Внесенные ошибочно данные могут располагаться как в самой трудовой, так и на ее титульной странице, а также во вкладыше. Изменения в них вносятся по аналогичной схеме, но нюансы есть везде.

Для начала рассмотрим правила общего характера по исправлению ошибок:

1. Все исправления вносятся пастой, обладающей устойчивостью к свету и воде;
2. Нельзя вносить исправления гелевой ручкой, такие чернила быстро теряют цвет и четкость;
3. Если информация с ошибками внесена в старую трудовую, то использовать для поправок различные корректоры нельзя. Надо внести ниже правильную запись, так как зачеркиваний тоже допускать не следует.
4. Если ошибочная запись внесена в новую трудовую, бланк уничтожают и начинают вести другую.

Исправление может осуществить работник кадровой службы. Если же информацию с ошибками вам внесли на предыдущем рабочем месте, на новом это могут исправить, только нужно предоставить документы, которые будут являться основанием для внесения новой информации.

Каждую новую запись нумеруют, при этом не важно, в каком разделе трудовой она находится.

Кто обладает правом внесения исправлений

Правом корректировать вносимые записи обладает небольшое количество специалистов. Полного списка таких должностей в нормативной документации не приведено. Отметим только, что ответственных лиц назначает руководство компании.

Если речь идет о небольшой организации, то, как правило, трудовыми занимается либо руководитель, либо бухгалтер. Если работодатель является физлицом, то он не имеет права корректировать записи и вообще вести трудовые.

Как поступить, если ошибку обнаружил владелец трудовой

Не паникуйте, а сразу предпринимайте следующие действия:

• Соберите всю документацию, в которой указаны верные сведения;
• Обратитесь к руководству с заявлением об исправлении ошибочных данных;
• Если ошибка была допущена на старом месте работы, то руководству той компании направьте заявление о предоставлении необходимых документов;
• Если организация, допустившая ошибку, прекратила свою деятельность, то обращаться придется в городской архив по месту регистрации компании.

Конечно, все это требует времени, но исправления все равно необходимо внести, так как от этого может зависеть начисление пенсии и ряд других серьезных моментов.

Типы допускаемых ошибок в трудовой

Исправление записей зависит от того, где и какая именно ошибка допущена. Мы сейчас рассмотрим те, что встречаются наиболее часто.

Ошибки, выявленные после увольнения

Кто будет исправлять такие ошибки зависит от того, когда факт их наличия был обнаружен. Если до того как человек будет принят на новое место, то исправления – задача бывшего работодателя. Если же ошибки обнаружил новый кадровик, то ему их и исправлять.

Алгоритм действий таков:

1. В раздел со сведениями о работе вписываем наименование предыдущей организации. Это позволяет вести записи от имени прежнего работодателя.
2. Используя арабские цифры, фиксируем дату, когда внесены исправления;
3. Прежняя запись утрачивает силу в тот момент, когда будет внесена новая.
4. Вносим номер приказа, который подтвердит новые данные.
5. Работник расписывается, а начальник кадрового отдела заверяет все печатью организации.

Титульный лист и ошибки в его заполнении

На титульном листе обычно содержится вся основная информация о работнике. Замазывать штрихом допущенные ошибки запрещено. Если случай исключительный, можете зачеркнуть чуть заметной линией.

Под строкой, в которой информация неправильная, делаем новую запись, при этом указываем документ, являющийся основанием.

Чаще всего приходится заниматься исправлением фамилии сотрудника.

Четкого регламента, как вносить такие изменения, не существует, но общие рекомендации имеются:

• Тонкой линией зачеркиваем информацию, которая устарела;
• На свободном месте прописываем новую фамилию;
• Слева прописываем данные документа, который подтвердит новую информацию;
• Ставим подпись работодателя, заверяем все печатью организации.

Ошибочно указанная дата

Из-за неправильно вписанных дат в будущем могут возникнуть серьезные проблемы с дальнейшим оформлением пенсионного обеспечения. Поэтому работнику лучше самостоятельно перепроверять все даты, вносимые кадровиком.

Если же была замечена ошибка, она подлежит исправлению в кратчайшие сроки.

Для этого нужно:

1. На имя руководства написать заявление в свободной форме. В нем нужно указать, что нужно исправить и почему.
2. Руководитель издает соответствующее распоряжение, которому присваивается номер.
3. Сотрудник кадровой службы в письменном виде подтверждает, что ошибка действительно есть.
4. В бланк трудовой вписывается номер распоряжения, которое является основанием для внесения изменений и вносится правильная дата.
5. Начальник кадровой службы ставит свою фамилию и инициалы, расписывается и проставляет печать организации.

В ситуации, когда ошибка обнаружена в дате рождения работника, неправильное число зачеркивают, а верную информацию вносят чуть выше. Чтобы конкретизировать ее, выписывают данные паспорта сотрудника. Порядковый номер записи исправляют идентично.

Ошибки в реквизитах

Строка, в которую вносят информацию о подтверждающих документах, является очень важной. Поэтому, если подобную ошибку обнаружили, исправлять нужно сразу.

Обычно реквизиты вносят в такой последовательности: наименование, дата, нумерация. Если допущена ошибка, то запись повторяют ниже, в правильном исполнении.

Когда допускают ошибку в самом документе, к примеру, неправильно нумеруют приказ, то обязательно проставляют информацию об отменяющем приказе.

Ошибки в данных о награждении

Информацию о за какие-либо заслуги перед организацией обязательно фиксируют в трудовой. Но более чем в половине случаев этот раздел кадровики либо вообще не заполняют, либо делают это с большим количеством ошибок.

Еще раз отметим, что, как и в любых других разделах, эти сведения нельзя корректировать используя штрих или зачеркивание. С неправильной записью не делают ничего.

Внести исправления можно следующим образом:

• Делают отметку о том, что предыдущая запись недействительна;
• Вносят новую информацию;
• Прописывают реквизиты документа, являющегося подтверждающим.

Ошибки в названии должности

Если ее заметили до момента увольнения сотрудника, то исправить проще: указываете номер новой записи, отмечаете, что прежняя запись недействительна, затем вносите новую, в которой название должности уже исправлено.

Если же человек уволился, то есть 2 способа внести изменения: обратиться в организацию, которая ошибку допустила, либо предоставить необходимые документы и все исправит кадровик на новом месте.

Ошибки в записи об увольнении

Здесь чаще всего ошибочно сформулирована причина либо неверно указана статья ТК РФ. Ошибки допускаются легко, потому что формулировок для причин увольнения в законодательстве около 50.

Второе место по уровню ошибок занимает использование сокращений названий разделов ТК РФ, чего делать нельзя.

Большое количество споров возникает в ситуации, когда человек . Инструкция по заполнению трудовых приводит именно эту формулировку, а ТК РФ требует воспроизведения формулировки конкретной статьи.

Что можно порекомендовать кадровикам? Лучше следовать требованиям ТК РФ, но если уже внесли запись с формулировкой «уволен по собственному желанию», исправлять ее не нужно, так как никакого искажения смысла записи не произошло.

Проведение корректировок по решению принятому судом

Если суд решил, что работник был незаконно уволен и его следует восстановить в должности, кадровик должен внести в трудовую соответствующую запись.

А значит, нужно:

• Сначала указать, что предыдущая запись об увольнении недействительна;
• Затем указываем, что работник восстановлен на месте работы;
• Проставляем ссылку на приказ о восстановлении сотрудника.

Ошибки в заполнении вкладыша

Если сотрудник часто менял работу, то разделов в трудовой может не хватать. Чтобы продолжить записи, приобретается специальный вкладыш. Если кадровик неопытный, то у него могут возникнуть трудности с внесением исправлений во вкладыш.

Для исправления ошибок в нем есть ряд правил:

• Если кадровик допустил ошибку во время внесения первой записи, уничтожается весь листок. Составляется акт, его подписывает сотрудник и кадровик.
• Если ошибочно заполнили несколько граф, исправления вносите по аналогии с другими листами.
• Новые записи подтверждайте приказами, которые по нумерации совпадают с исправленными записями.

Аннулирование информации

Воздействие человеческого фактора никто не отменял и запись может быть сделана случайно.

Аннулировать запись любого характера можно, пройдя определенные этапы:

• Открываете новую запись под новой нумерацией;
• Указываете, что является недействительной информация под №….(указываете номер);
• Ставите подпись и печать кадрового отдела.

Образец исправлений в трудовой книжке

Исправления в идущих подряд записях

Если в бланк трудовой внесли 2 ошибочных записи одну за другой, то каждую из них отдельно признают недействительной.

Это выглядит так:

• Указывается номер по порядку;
• Пишем фразу: «Запись № …. является недействительной»
• Ставим число.
• Уполномоченное лицо заверяет запись.
• Проставляется следующий номер.
• Та же фраза указывается в отношении второй записи.
• Ставим дату, запись заверяем.

Те же манипуляции производятся со всеми неверными записями, если таковые имеются.

Обобщающая формулировка: «Записи №… недействительны» не допускается. Эксперты считают, что это спорный вопрос и бывает, что такая формулировка применяется. Но во избежание проблем лучше исправлять каждую запись в отдельном порядке.

Другие неточности

Бывает, что кадровик все записи – название компании, должность сотрудника, отдел или подразделение вносит в одну строку. Такую запись нельзя назвать ошибкой, но имеет место нарушение инструкции по использованию трудовых книжек.

Лучше не допускать подобных ситуаций, потому что это означает, что кадровик не соблюдает инструкции и правила по ведению трудовых. За нарушение подобного типа специалисту может быть вынесено дисциплинарное взыскание.

Заключение

Подводя итоги, хочется отметить, что все неверные записи в трудовой должны быть исправлены вовремя. Их наличие может доставить владельцу трудовой много неприятных моментов.

Трудовая книжка представляет собой документ о трудовой деятельности и стаже работника. Обязанность и порядок оформления этого документа строго регламентированы положениями трудового законодательства. Отступление от этих положений является правонарушением. Однако на практике зачастую возникают ситуации, когда по тем или иным причинам работодатель не сделал запись в трудовой книжке. Порядок действий в такой ситуации рассмотрим ниже.

Обязанность оформления записей в трудовой книжке

Трудовое законодательство требует от организаций и индивидуальных предпринимателей обязательного заполнения трудовых книжек на работающих у них сотрудников.

На основании положений статьи 66 Трудового кодекса РФ этот документ является главным документом для учета стажа работы сотрудника, а также иных сведений о его трудовой деятельности.

Форма и порядок ведения трудовых книжек утверждены в двух нормативных правовых актах:

• Правилах ведения, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года N 225 (далее - Правила);
• Инструкции по заполнению, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 года N 69 (далее - Инструкция).

На вопросы отвечала Е.А. Шаповал, юрист, к. ю. н.

Делаем в трудовой книжке правильные записи

Если вам приходится заниматься кадровым учетом и заполнять трудовые книжки, то вам могут быть интересны некоторые ситуации, вызывающие затруднения при внесении записей при приеме на работу, выдаче дубликата трудовой книжки, а также об исправлении ошибочных записей в трудовых книжках.

Нельзя делать запись поверх печати предыдущего работодателя

М.А. Соколова, г. Тверь

В трудовой книжке принимаемого на работу сотрудника стоит печать предыдущей организации-работодателя, которая занимает почти все оставшиеся пустыми строки раздела «Сведения о работе». Можно ли вносить новую запись поверх этой печати?

: Нет, нельзя. Печатью были заверены записи, внесенные в трудовую книжку работника прежним работодателе м (далее - Правила) . Поэтому вам нужно вписать полное и сокращенное наименование вашей организации в графе 3 «Сведения о приеме на работу...» раздела «Сведения о работе» трудовой книжки ниже на свободных строках, не занятых оттиском печати предыдущего работодател яп. 3.1 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 (далее - Инструкция) .

Если же пустых строк на последней странице раздела «Сведения о работе» недостаточно, чтобы сделать запись о приеме на работу, вам нужно вшить вкладыш в трудовую книжку работника. После чего вверху на титульном листе трудовой книжки вы должны поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать серию и номер вкладыш апп. 38, 39 Правил .

Есть ошибка - сделайте исправительную запись

Ю.М. Безлюдная, г. Тверь

В записи о приеме на работу мы неверно указали дату приказа. Как можно исправить эту ошибку?

: Неточные или неправильные записи, в том числе неверно указанную дату приказа о приеме на работу, в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки зачеркивать запрещено. Чтобы внести исправление, надо признать запись о приеме на работу недействительной и внести правильную запис ьп. 1.2 Инструкции . Выглядеть это будет следующим образом.

(1) Неправильно указанную дату приказа не зачеркиваете.

(2) Делаете единую запись о признании недействительной неправильной записи и о приеме на работу с правильной датой приказа о приеме на работу.

Сотруднику, потерявшему трудовую книжку, надо выдать новую книжку

А.Е. Смирнова, г. Казань

Мы принимаем на работу нового сотрудника. Он написал заявление о том, что потерял трудовую книжку, и представил нам для заполнения дубликата трудовой книжки справки с прежних мест работы. Как правильно внести записи в дубликат трудовой книжки?

: В такой ситуации вы не должны выдавать сотруднику дубликат трудовой книжки и восстанавливать записи, которые были в утерянной трудовой книжке. Дело в том, что перечень случаев, когда работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки, исчерпывающий. Он включает следующие ситуаци ипп. 31 , 33, 34 Правил :

• трудовая книжка утеряна бывшим работником, который еще не устроился на новую работу;
• трудовая книжка утеряна работодателем;
• трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и др.);
• в трудовой книжке имеется запись об увольнении или переводе на другую работу, признанная недействительной, если работник подал письменное заявление о выдаче дубликата трудовой книжки.

Вам нужно по заявлению работника оформить ему новую трудовую книжк уст. 65 ТК РФ , в которой первой записью о работе указать работу в вашей организации. Записи о работе у других работодателей вам делать не нужно. Это нам подтвердили в Роструде.

Из авторитетных источников

Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

“ В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица оформить новую трудовую книжк уст. 65 ТК РФ . В данном случае на нового работодателя возложена только обязанность по оформлению работнику новой трудовой книжки.

Дубликат же трудовой книжки в случае ее утери оформляется работодателем по последнему перед потерей трудовой книжки месту работы, в том числе и в случае, когда работник уже устроился на новую работ у” .

То есть если работник заинтересован в том, чтобы восстановить записи в трудовой книжке, ему имеет смысл обратиться за ее дубликатом к предыдущему работодателю. Если вы уже оформили ему новую трудовую книжку, а он принес вам дубликат от предыдущего работодателя, то внесите в него запись о работе в вашей организации, а выданную ему новую трудовую книжку уничтожьт еп. 42 Правил .

«Дополнять» документы, на основании которых выдается дубликат, нельзя

И.Н. Долгих, г. Рязань

Трудовая книжка одного из наших сотрудников была испорчена, и не все записи в ней можно прочесть. Для выдачи дубликата он принес нам справки с предыдущих мест работы. В этих справках указаны периоды работы, занимаемые должности, номера и даты приказов о приеме на работу и увольнении, но не указаны основания увольнения. Как нам заполнить графу 3 раздела «Сведения о работе» дубликата трудовой книжки? Нужно ли заверить восстановленные записи о предыдущих местах работы печатью нашей организации?

: Сначала вы должны указать в графе 3 «Сведения о приеме на работу...» раздела «Сведения о работе» дубликата трудовой книжки документально подтвержденный стаж работника до поступления на работу в вашу организацию суммарно без разбивки по отдельным работодателя мп. 32 Правил ; п. 7.2 Инструкции . После этого перенесите в дубликат отдельные периоды работы у других работодателей в соответствии с записями в трудовой книжке, взамен которой выдаете дубликат, и представленными работником справками.

Выдача дубликата предполагает восстановление всех записей, содержавшихся в трудовой книжке, но если в представленных работником справках о работе у предыдущих работодателей содержатся неполные данные (в вашем случае нет сведений об основании увольнения), то вносить дополнительные сведения со слов работника при заполнении дубликата вам не нужн оп. 32 Правил ; п. 7.2 Инструкции .

Затем внесите сведения о приеме на работу в вашу организацию и переводах (если они были).

Дополнительно заверять восстановленные записи печатью вашей организации не нужно.

Свою печать вы поставите только после того, как работник уволитс яп. 35 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее - Правила) . Тогда вы и заверите все записи, внесенные в трудовую книжку вашей организацией, включая восстановленные.

Выглядеть записи в трудовой книжке будут следующим образом.

(1) Восстановительные записи не нумеруете.

(2) Если основание увольнения не указано в представленной работником справке, то вы его тоже не указываете.

(3) Если вы делаете восстановительную запись на основании справки, представленной работником, укажите ее реквизиты один раз напротив записи об увольнении, так как в справке одновременно указаны сведения о приеме на работу и увольнени ип. 7.2 Инструкции .

(4) Указываете полное и сокращенное наименование вашей организации.

(5) Ставите порядковый номер «1» напротив записи о приеме на работу в вашу организаци юп. 7.2 Инструкции

Запись о работе в качестве предпринимателя не заносится в трудовую книжку

А.И. Синицына, г. Брянск

Мы принимаем на работу сотрудника, у которого в трудовой книжке им самим сделана запись о работе в качестве индивидуального предпринимателя с 2009 г. Что нам делать?

: В трудовой книжке отражаются только периоды работы по трудовому договор уст. 66 ТК РФ . В своей же трудовой книжке предприниматель не может делать запись о ведении предпринимательской деятельности.

Как в такой ситуации исправить неправильную запись, нам разъяснили в Роструде.

Из авторитетных источников

“ Недействительной может быть признана запись в трудовой книжке, но не сама трудовая книжка. Исправление неправильных записей возможно, но только на основании соответствующего документ ап. 27 Правил .

Если предприниматель внес в свою трудовую книжку сведения о периоде занятия им предпринимательской деятельностью, то в данном случае документ, на основании которого может быть внесено исправление, отсутствует.

Новый работодатель может продолжать вести такую трудовую книжку.

Кроме того, если предприниматель до начала занятия предпринимательской деятельностью работал по найму, он может обратиться по прежнему месту работы с заявлением о выдаче ему дубликата трудовой книжк и” .

Роструд

Таким образом, сделайте запись о приеме этого сотрудника на работу в вашу организацию в общем порядке.

В филиале должно быть лицо, ответственное за трудовые книжки

Е.В. Крюкова, г. Волгоград

Наша компания открывает филиал в другом городе. Где мы должны хранить трудовые книжки сотрудников филиала, если в нем нет кадровой службы?

: Трудовые книжки на всех работников обязан вести и хранить работодател ьст. 66 ТК РФ . Филиал же работодателем не являетс яст. 20 ТК РФ . Однако хранить все трудовые книжки в кадровой службе или в бухгалтерии головной организации не целесообразно. Дело в том, что могут возникнуть ситуации, когда работника нужно уволить без отработки. А значит, и выдать ему трудовую книжку нужно в день увольнения (например, при увольнении в связи с восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суд ап. 2 ч. 1 ст. 83 ТК РФ ). Вряд ли это можно будет сделать, если трудовые книжки хранятся в головном офисе организации в другом городе.

Поскольку у вашего филиала нет ни кадровой службы, ни бухгалтерии, то руководителю вашей организации нужно назначить приказом кого-то из работников филиала ответственным за ведение и хранение трудовых книжек работников филиала (например, офис-менеджера филиала)п. 42 Правил .

Он и будет заверять своей подписью записи в трудовых книжках при увольнении работника.

Какой печатью могут быть заверены записи в трудовых книжках работников филиала в такой ситуации, нам разъяснили в Роструде.

Из авторитетных источников

“ В случае, когда кадровое делопроизводство ведется в обособленном структурном подразделении, допускается заверять записи печатью обособленного структурного подразделения при условии, что в печати также указано наименование самой организаци и” .

Роструд

Запись о времени военной службы можно сделать после записи о приеме на работу

И.Н. Белоусова, г. Пермь

Мы приняли на работу демобилизованного сотрудника, который до службы в армии нигде не работал, но запись о прохождении военной службы в трудовой книжке мы ему не сделали. Можем ли мы внести эту запись после записи о приеме на работу?

: Да, можете. В отличие от советской Инструкции по ведению трудовых книже кп. 2.17 Инструкции, утв. Постановлением Госкомтруда от 20.06.74 № 162 (утратила силу) в действующих Правилах нет требования о том, что запись о военной службе должна быть сделана до внесения записи о приеме на работ уподп. «а» п. 21 Правил . То, что будет нарушена хронология записей, никак не повлияет на их правильность. С этим согласны и в Роструде.

Из авторитетных источников

“ Сведения о времени военной службы, в соответствии с Федеральным законом от 28.03.98 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», вносятся в трудовую книжку по месту работы. Поскольку Правилами ведения трудовых книжек не предусмотрена строгая последовательность внесения подобных записей, они могут вноситься в трудовую книжку в любой момент до увольнения работника и любым работодателем.

Таким образом, запись о прохождении военной службы можно внести и после записи о приеме на работ у” .

Роструд

Советские трудовые книжки, выданные в странах СНГ, действуют в России

Ю.И. Песоцкая, г. Воронеж

Мы приняли на работу сотрудника - гражданина РФ, который был ранее гражданином Республики Беларусь. Он представил нам трудовую книжку, выданную в этой стране, с записями о работе на русском языке. В России он устраивается на работу впервые. Можем ли мы продолжить записи в предъявленной им трудовой книжке или должны завести ему российскую трудовую книжку и перенести в нее сведения из трудовой книжки, выданной в иностранном государстве?

: Все зависит от того, является ли представленный вам документ трудовой книжкой по российскому законодательству.

Это может быть как трудовая книжка работника советского образца (к примеру, утвержденного Постановлением Совмина СССР от 21.04.75 № 310), так и трудовая книжка нового образца, утвержденного в этой стране СНГ после распада СССР. Если это советская трудовая книжка, смело вносите в нее записи о работе, поскольку эти книжки продолжают действовать на территории РФ. Если же это трудовая книжка образца, утвержденного Республикой Беларусь, то она является иностранной трудовой книжкой и не признается на территории РФ. Тогда работнику нужно завести российскую трудовую книжку. Это нам подтвердили в Роструде.

Из авторитетных источников

“ В Российской Федерации при устройстве на работу оформляются и ведутся трудовые книжки российского образца либо продолжают вестись книжки союзного образц ап. 2 Постановления Правительства от 16.04.2003 № 225 .

Ведение трудовых книжек иностранного образца, в том числе образца, утвержденного Республикой Беларусь, не допускается. На работника, принятого на работу в России, должна быть оформлена трудовая книжка российского образц а” .

Роструд

В российской трудовой книжке работника не нужно указывать сведения о трудовом стаже на территории иностранного государства. То есть записи из иностранной трудовой книжки в российскую трудовую книжку переносить не нужн оПисьмо Роструда от 15.06.2005 № 908-6-1 .

Сведения об образовании можно внести в любой момент

З.И. Бунчук, г. Ставрополь

В этом году мы приняли на работу сотрудника, у которого в трудовой книжке не указано его образование. Диплом о высшем образовании был выдан ему в 2010 г., когда он еще работал в другой организации. Можем ли мы внести запись об образовании на титульный лист его трудовой книжки сейчас?

: Да, можете. В принципе, запись об образовании на титульном листе трудовой книжки делается при поступлении работника на работу впервые при наличии документа об образовани иподп. «б» п. 9 Правил ; п. 2.1 Инструкции .

Но поскольку работник представил диплом при поступлении на работу в вашу организацию, вам нужно заполнить графу «Образование» на титульном листе его трудовой книжки, указав там «высшее профессиональное образование». Также на основании диплома вам нужно указать полученную работником профессию, специальность. Если графа «Профессия, специальность» на титульном листе трудовой книжки была заполнена предыдущим работодателем, а работник получил новую профессию, специальность, то эту графу нужно дополнить без зачеркивания ранее внесенной запис ипп. 2.1 , 2.4 Инструкции . Не забудьте приобщить копию диплома к личному делу работника.